Для ускорения бизнес-процессов и экономии ресурсов торговые сети и поставщики переходят на EDI — электронный обмен данными.
В статье разберем, что такое EDI между компаниями, чем отличается EDI
от ЭДО и как начать работу в сервисе электронного обмена данными.
Стандарты EDI-технологий разработаны в одном из Американских национальных институтов (ANSI). Их применение обеспечивает комфортные условия для ведения и развития бизнеса. На этой почве популярность технологий проявилась и в других отраслях экономики, а также в социальной сфере. Что же это такое — система электронного обмена данными EDI (еди ай) или Electronic Data Interchange.
Заказы и поставки (EDI)
СБИС EDI полностью автоматизирует процесс взаимодействия сети и поставщика: от оформления заказа до подписания документов реализации. Эта технология позволяет обмениваться финансовой, коммерческой и логистической информацией в виде электронных сообщений. Используя их, контрагенты безошибочно оформляют электронные документы и ускоряют процесс обработки заказов.
Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 1 февраля 2022 года; проверки требует 1 правка.
EDI (англ. Electronic data interchange «электронный обмен данными», ЭОД) — передача структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных стандартами и конвенциями регламентах и форматах передаваемых сообщений.
С чего начать
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.
Как начать обмениваться документацией
Необходимо сделать следующее:
Разбирая что это — провайдер EDI Electronic Data Interchange, стоит отметить его функциональные возможности:
Функции разнообразны и не ограничиваются этим списком.
Электронный документооборот EDI в ритейле
Скорость и точность обмена документами напрямую влияют на эффективность работы ритейла. Необходимо обеспечить непрерывность поставок, точность и достоверность данных об ассортименте, своевременную оплату работы
поставщиков и бесперебойное взаимодействие с большим количеством контрагентов. Эти процессы проще и быстрее осуществлять в электронном формате, поэтому все больше торговых сетей и поставщиков переходят
на электронный обмен документами и данными.
Начнем с расшифровки EDI:
Electronic Data Interchange — система электронного обмена данными. E DI включает в себя набор стандартов представления данных и конвенций по передаче цифровой информации между контрагентами.
В России к EDI относят обмен коммерческой и логистической документацией между партнерами. Чтобы перейти на EDI, нужно подключиться к EDI-провайдеру.
EDI-провайдер — организация, которая обеспечивает техническую возможность электронного обмена данными, то есть выступает в роли транспортного канала. Провайдер контролирует и своевременно
обновляет форматы передаваемых документов, управляет настройками, подключает новых контрагентов и так далее.
Переходите на EDI в ритейле
Автоматизируйте заказы и документооборот, контролируйте все этапы поставок с помощью платформы СФЕРА EDI
Разница между EDI и ЭДО
Форма и юридическая значимость
Система EDI позволяет отправлять и получать данные для ускорения бизнес-процессов — уведомления, сообщения, заказы, каталоги и сопроводительные документы. У них нет установленной законом формы, а контрагенты сами договариваются,
какие данные в этих документах будут передавать.
Через ЭДО чаще всего обмениваются юридически значимыми документами, которые оформляются по правилам законодательства и госорганов и подписываются электронной цифровой
подписью.
Конвертация формата документов
EDI-сообщения могут конвертироваться в разные форматы, если у контрагентов другая система учета. Например, поставщик отправит каталог товаров в формате текстового документа, а заказчик получит его в формате, установленном его
системой.
EDI в web-интерфейсе
Для работы с электронными данными не нужно устанавливать специальные EDI-программы и настраивать рабочее место. Это удобно, если документов и сотрудников, которые будут работать с сервисом, немного.
Карточки компанийДля каждой компании в сервисе создается отдельная карточка с подробной информацией о ней. При создании документа данные по партнерам загружаются автоматически. Достаточно просто выбрать получателя.
Ассортиментная матрицаВся информация о товарах распределена по разделам для простоты восприятия. Чтобы создать документ на основе данных из каталогов, не нужно
вводить их вручную, сервис загружает их автоматически. Это исключает ошибки и неточности.
Виды документовВ веб-версии СФЕРА EDI есть все типа документов (PRICAT, ORDERS, DESADV, INVOIC и др.). Можно выбрать только те, которые необходимы лично вам. Шаблоны меняются и настраиваются индивидуально.
УведомленияБудьте в курсе всех событий и контролируйте процессы. Сервис отправит вам сообщение на почту, когда поступит нужный документ.
ПоискЛюбые документы или данные о компании можно найти за несколько секунд. Система поиска выдаст результаты даже по части информации.
Сквозная авторизация в ЭДОПереходите к электронному документообороту в СФЕРА Курьер в один клик. В документы не нужно вносить данные вручную, они автоматически загрузятся из сервиса EDI.
Типы EDI документов
EDI (Electronic data interchange) — это система для передачи электронных данных между контрагентами. Через EDI можно отправлять и принимать финансовую, коммерческую и логистическую информацию.
Расскажем, кто и какие виды EDI-документов использует.
Отличия ЭДО от EDI
Информация может дополняться и изменяться
Юридически значимые документы
Обязательные поля, которые нельзя изменять
Правила передачи и формат данных участники устанавливают самостоятельно.
Формат устанавливается законом.
Например, счета-фактуры, универсальный передаточный документ (УПД), отчетность в госорганы
Нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Для удобства и повышения эффективности бизнеса поставщики и торговые сети обычно подключают ЭДО и EDI вместе. Оставьте заявку,
и мы поможем с выбором сервисов под ваши нужды.
Схема для обмена EDI-данными
Стандарта по электронному обмену информацией в виде сообщений EDI не существует. Специфика сотрудничества бывает различной при применении и разных системных документов-сообщений. Это определяется особенностями деятельности тех или иных сетевых магазинов. Отдельные стадии (из перечисленных далее) могут отсутствовать либо добавляться другие, поскольку весь перечень документов обширен.
Схема электронного обмена данными EDI
Это неуниверсальная схема, все зависит от особенностей работы конкретных торговых сетей. Некоторые этапы иногда отсутствуют, не все типы документов используются или, наоборот, добавляется что-то еще, т.к. общий перечень EDI-документов
довольно большой.
Участники электронного оборота:
PRICAT — Поставщик формирует каталог товаров и отправляют заказчику. ORDERS — Заказчик
формирует запрос на товар и отправляет поставщику. ORDRSP — Поставщик принимает запрос заказчика и формирует заказ. DESADV — Поставщик отправляет заказ клиенту. RECADV — Заказчик принимает товар и уведомляет об этом поставщика. INVOIC — Поставщик высылает счет-фактуру клиенту для учета расходов и расчета НДС. RETANN — Заказчик направляет поставщику уведомление, если хочет вернуть товар.
Преимущества перехода на EDI
Настройте обмен электронными коммерческими документами с партнерами с помощью платформы СФЕРА EDI — сократите затраты, оптимизируйте поставки и ускорьте все бизнес-процессы.
Быстрее обрабатывайте заказы
Отправить документ поставщикам или торговым сетям можно за пару кликов. А еще сервис проверит, нет ли ошибок.
Анализируйте и храните электронные документы
Найти документ в защищенном архиве можно за несколько секунд. Дополнительный инструмент расширенной BI-аналитики помогает формировать отчеты.
Обменивайтесь любыми документами
Отправляйте контрагентам каталоги, заказы и сопроводительную документацию.
Работайте с государственными системами контроля
Формируйте данные для систем ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и Меркурий.
Обо всех возможностях сервиса и тарифах на подключение — на странице СФЕРА EDI
Какие торговые сети работают с системой EDI?
Электронный обмен данными на базе платформы СФЕРА EDI используют более 140 федеральных и региональных торговых сетей по всей России.
Настроить EDI-обмен с торговыми сетями
Подключаем поставщиков любой товарной категории к электронному документообороту и EDI с ритейлом и маркетплейсами
Подключение к системе обмена данными EDI, как правило, не отличается от представленной ниже схемы.
1. Оставьте заявку
и дождитесь звонка специалиста. Он поможет выбрать тариф и проверит техническую возможность подключения. Для EDI нужен номер GLN — глобальный уникальный цифровой код, который идентифицирует
участникав цепи поставок. Если его нет, менеджер поможет получить.
2. Подпишите договор и оплатите подключение.
3. Дождитесь финальной настройки. Менеджер пришлет персональные данные для входа в web-интерфейс и поможет завершить настройку сервиса.
Подробнее о подключении на странице сервиса EDI
Нет. EDI — это электронный обмен данными между поставщиками и торговыми сетями, а ЭДО — обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, банками, госсистемами. Получается, что ЭДО дополняет
EDI и помогает поставщику полностью перейти на электронный обмен документами с контрагентами и госорганами.
Подробнее об электронном документообороте — на странице сервиса ЭДО
Нет, это зависит от правил, которые устанавливает торговая сеть. Многие не используют каталоги (PRICAT), счет-фактуру (INVOIC), а документ для возврата (RETANN) — вообще редкость. Поэтому минимальный, но необязательный
набор типовых документов в работе — ORDERS и ORDRSP.
Подробно о том, какие типы EDI документов используют торговые сети России, смотрите на странице подключения.
Технологии и стандарты EDI
Первая многоуровневая модель EDI сравнима с сетевой моделью OSI, которая описывала разработку и содержание сетевых протоколов. Отличительной её особенностью является другой уровень абстракции.
Модель EDI 1984 года состоит из 4 уровней:
Основные EDI стандарты:
Многие из этих стандартов впервые появились в начале 1980-х годов. Стандарты предписывают форматы, наборы символов и элементы данных, используемые при обмене деловыми документами.
В России в интернет-торговле распространён формат CommerceML в виде XML от 1С, а также YML (Yandex Market Language) в виде XML.
Состоит из телефонных dial-up и кабельных линий, сетей. Интернет во время начала развития EDI воспринимался как множество открытых сетей (BITNET, др.) и внутрикорпоративных специализированных сетей (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Большое значение имели высокоскоростные backbone-сети.
Осуществлялась через e-mail, соединения точка-точка Telnet и FTP, HTTP. Поддерживалась передача электронных данных. Прочие распространённые протоколы передачи включают SMTP, POP3 (ISP), IMAP.
Представление и стандарты
На этом уровне синтаксис и семантика (содержание) определяют структуру данных. Важным вопросом стала стандартизация структурирования данных, с широко распространёнными стандартами ANSI X.12 в США и UNECE EDIFACT в Европе и Азии. Также существует множество проприетарных отраслевых стандартов.
Приложения и семантика
В этот уровень входят приложения, в которых создаются и автоматически обрабатываются и считываются данные. Приложение установлено у отправителя и получателя данных, посредники могут проводить валидацию данных и конвертацию стандартов.
Типы сообщений и документов в электронной системе EDI
Чтобы пересылать и принимать коммерческие запросы и предложения, надо подключиться к рассматриваемой EDI-платформе. Здесь предполагаемые фигуранты сделки смогут отсылать и получать заказы с необходимой сопровождающей документацией. Необязательно при этом использовать все разновидности EDI-документов. Использование тех или других зависит от норм, приемлемых для конкретного юридического лица. Например, некоторые не пользуются каталогами и счет-фактурами, а документ возврата — наименее востребованный из всех. Для других юрлиц принципиально применение всех указанных формуляров. Далее расписан минимальный типовой документальный набор.
Принципы пользования сообщениями:
Последнее объясняется тем, что получатель «расписывается» на оповещении о месторасположении док-та, отсылает его назад и поэтому не вправе заявить о неполучении. Рассмотрим подробнее, какие формы для общения здесь имеются.
PRICAT-сообщение
Что это за документы и сообщения в программе EDI? Это список товаров в каталоговом формате, где представлены все характеристики, техданные и стоимость. Информация обновляется здесь без человеческого участия, поэтому сведения всегда действительны. Можно отправлять их любым сторонам товарно-денежных отношений.
ORDERS-сообщение
Это заказ поставки с перечнем выкупаемых товарных категорий, количеством, расценками и датами. Он формируется в личном кабинете на платформе и автоматом выгружается в учетную систему поставляющего лица. Также сюда включаются данные по адресной точке для доставки. Совершение ошибочных действий минимизировано, а время для обработки поступившего запроса сокращено. Документ разрешено использовать любым участникам торгово-денежных отношений: склады, перевозчики, доставляющие товар юридического лица, производители и пр.
ORDRSP-сообщение
Это, в свою очередь, ответ на принятое здесь письмо от контрагента с заказом товарных единиц. Кроме того, чтобы подтвердить или отказать деловому партнеру ответным сообщением, поставщик вправе вносить в форму дополнительную информацию. К примеру, предлагать аналогичные каталожные вариации, если заказываемые на текущий момент отсутствуют. Эти сообщения-документы создаются также в персональных кабинетах. Актуальны при взаимодействии поставляющих лиц с производителем.
DESADV-сообщение
Это уведомительное письмо, информирующее об отгрузке ТМЦ со склада. Является электронным подобием торгово-транспортной накладной, куда входит справка о товаре и сторонах сделки: грузополучатель и грузоотправитель. Такая форма требуется для планирования и организации приемки доставляемого груза.
ALCRPT-сообщение
Такой документ-сообщение отправляется вместе с предыдущим и информирует о поставке алкоголя. Сюда включены все сведения для заполнения алкогольных деклараций. То есть при наличии у торгующей сети «учётки» в сервисе EDI информация в них загружается автоматом.
RECADV-сообщение
Это уведомительное сообщение о факте приемке. После корректного формирования фактурного счета поставляющая торгово-материальные ценности сторона немедленно узнает о завершении доставки. На основании формы можно составлять счёта на оплату или проводить корректировку бухгалтерской документальной «первички».
INVOIC-сообщение
Так именуется счет-фактура, предназначенная для оплаты заказанных товарно-материальных ценностей. В системе содержится информационные сведения для автоматического создания нужного документа по нормативам ФНС. Его разрешается пересылать в Налоговую службу после специального цифрового подписания.
RETANN-сообщение
Это уведомление о возврате, которое не пользуется широким спросом, как отмечалось ранее. При создании этого сообщения-документа приходится вписывать и пояснение о возвращении товара вместе со сроками действия. По нему требуется реакция от поставляющей стороны в ответном письме.
Другие сферы использования
EDI в логистике помогает управлять цепочками поставок за счет своевременного обмена достоверной информацией. Для удобства на одной платформе совмещают два типа сообщений: торговые и логистические. Например,
когда вместе с уведомлением об отгрузке отправляется паллетная этикетка. Использование такой связки повышает качество работы склада и сокращает время на приемку товара.
В EDI используются
различные типы логистических сообщений. Чаще всего это:
Чем отличается от закупок через ЭДО
СБИС позволяет использовать ЭДО и EDI вместе. Так вы ведете торговлю быстрее и экономите ресурсы компании, при этом все электронные документы (счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД, УКД) оформляете в этой же системе.
Как работает EDI-обмен между торговой сетью и поставщиками
Рассмотрим, как работает EDI.
Создание каталога товаров поставщиком
Формирование и отправка заказа торговой сетью
Подтверждение или отклонение заказа от сети поставщиком
Поставщик может сформировать каталог товаров (PRICAT) и отправить его торговым сетям. Этот шаг иногда пропускают, например, если ассортимент заранее известен или сотрудничество уже налажено. Или поставщик может известить партнера
о товарах иным путем. Тогда обмен данными начинается с того, что торговая сеть отправляет своему поставщику заказ (ORDERS). Заказ содержит подробную информацию о продукте, количестве и месте доставки.
В ответ поставщик высылает ORDRSP, в котором может полностью или частично принять/отклонить заказ. Если товара нет в наличии или достаточном количестве, поставщик может предложить аналог или поставить
только часть товара.
Отправка уведомления об отгрузке товара поставщиком
Уведомление о получении товара торговой сетью
Формирование документа через ЭДО и подписание КЭП
Когда все условия и подробности приняты, поставщик отправляет уведомление об отгрузке (DESADV). В документе отражается подробная информация о поставке: количество отправленной продукции, точка доставки,
транспорт, сроки доставки и др.
Торговая сеть получает товар и проводит сверку. Если все в порядке, отправляет поставщику уведомление о приемке (RECADV). Сеть может принять только часть товара, а бракованную или недопоставленную продукцию
указать в документе. Тогда поставщик должен совершить возврат или заменить товар, чтобы выполнить условия договора.
После приемки торговой сетью товара по заказу поставщик отправляет через систему ЭДО универсальный передаточный документ (УПД), подписанный КЭП. Это финальный этап процесса поставки. По УПД производится оплата и начисление
НДС.
Полная схема документооборота EDI
Как подключиться к EDI-системе электронного обмена
Чтобы перейти на электронный обмен данными, нужно:
Получить GLN-номер. Нужно заполнить и отправить заявление в международную организацию стандартов GS1. Операторы EDI помогают с получением номера.
Заключить соглашение о переходе на электронный документооборот со своими контрагентами.
Произвести интеграцию с учетной системой, если нужно, и настроить рабочее место.
Подключение к провайдеру — простая процедура, обычно настройка занимает всего несколько дней.
Настройте обмен электронными коммерческими документами с партнерами с помощью платформ СФЕРА EDI и Comarch EDI. Это поможет бизнесу сократить затраты, оптимизировать поставки и ускорить все бизнес-процессы.
Как работает платформа электронного документооборота и система заказов EDI
EDI-система разрабатывалась для стандартизации и автоматизации обмена коммерческими цифровыми сведениями. Это возможно за счет взаимодействия EDI-платформ, установленных на различных компьютерах. Специфика документообмена зависит от того, совпадают ли эти программные установки или нет. Стандартно каждое сотрудничество подразумевает наличие трех участвующих лиц: провайдер, грузопоставщик и покупатель. Либо первый имеется у каждой стороны фактической сделки.
Здесь хранится информация о хоздеятельности компании: по закупкам, объему запасов, выставленным и полученным счетам, логистикой и прочим действиям. Эти информационные сведения используются при создании того или иного документа. Они автоматом располагается в нужном месте листа.
EDI-система позволяет стандартизировать деятельность организации. Например, путем отправки однотипных сообщений сразу нескольким адресатам (не только первичных каталогов).
При этом отправляемые и получаемые данные могут разниться по формату изложения в зависимости от учетной специфики обеих сторон взаимодействия. Файлы преобразуются исходя из особенностей информационной системы получателя.
Схема работы
При работе с EDI в СБИС есть несколько вариантов обмена сообщениями и юридически значимыми документами (ЮЗД).
Заказчик и поставщик одновременно обмениваются EDI-сообщениями и юридически значимыми документами — УПД и «Уведомление об отгрузке» отправляются вместе.
Заказчик и поставщик обмениваются сначала EDI-сообщениями, а затем юридически значимыми документами (ЮЗД). « Уведомление об отгрузке» и УПД отправляются друг за другом.
Заказчик сначала обменивается с поставщиками EDI-сообщениями, а затем юридически значимыми документами.
Если вы ведете EDI-обмен с контрагентами только внутри СБИС, вы можете работать без GLN. Для этого используйте идентификаторы организации-контрагента — ИНН, КПП и код филиала.
Какую бы схему работы вы не выбрали, форму и содержание отправляемых документов также можно доработать. Например, добавить в заказ поля для характеристик товара или особых видов упаковки.
Отличия между EDI документооборотом и ЭДО
Разные ли это технологии? Ответ отрицателен. Скорее дополняющие одна другую. Рассматриваемая в статье Electronic data interchange предназначена главным образом для обменивания информацией между сотрудничающими контрагентами. При этом ведение документации и ее оборот на каждом предприятии может осуществляться как вручную, так и в электронном виде. Во втором случае подразумевается совокупность автоматизированных процедур в работе без использования бумажных носителей. То есть EDI это хороший вариант для осуществления принципов хранения и передачи документов, работающих в ЭДО. Последняя также помогает осуществлять взаимодействие со сторонними лицами, госучреждениями и банками за счет придания документам юридической силы.
Формы и правовая значимость
Electronic data interchange повышает эффективность рабочих процессов, т.к. позволяет отсылать и получать сведения в разнообразном виде и в кратчайшие сроки. Поскольку у большинства таковых отсутствуют унифицированные по законодательству формуляры, то контрагенты сами разрабатывают удобные для сотрудничества и внутренней работы бланки. А формат из изложения еще и подстраивается под принимающую систему.
Но также здесь допускается пересылка в госорганы и между контрагентами значимых в юридическом плане документов, оформляемых по установленным в законе нормам. Это реализуется за счет подключения ЭДО и при обладании сертифицированной электронной подписью. Она придает документам юрсилу, равную бумажным экземплярам.
Конвертация документальных файлов
Конвертирование таких сообщений доступно в этой EDI-системе. Для этого имеется много разнообразных форматов. Актуально это при несовпадении системной учетной специфики у разных контрагентов, которые обмениваются информацией. То есть можно получить отправленный в одном виде документ, преобразованный впоследствии под другой (удобный и работающий у принимающей стороны).
Электронный документооборот с сетями с помощью платформ СФЕРА EDI и Comarch EDI
Электронный обмен данными с помощью платформ СФЕРА EDI и Comarch EDI используется более чем в 140 торговых сетях по всей России.
Возможности сервисов EDI от СберКоруса:
Мгновенно уведомлять партнеров о новых заказах
Отправить данные можно за пару кликов в любое удобное время и из любого места
Обмениваться любыми видами электронных документов
Автоматически формировать счета-фактуры
Система формирует документы по стандартам ФНС
Формировать данные для ЕГАИС, Честный ЗНАК и Меркурий
Дополнительные поля в документах для передачи данных в ГИС Меркурий и работы с маркировкой
Экономить на хранении документов
Архив гарантирует сохранность документов, осуществляет их мгновенный поиск
Система формирует необходимые отчеты с помощью дополнительного инструмента расширенной BI-аналитики
Обменивайтесь документами с партнерами, отправляйте данные в государственные системы контроля, анализируйте и храните данные с помощью сервиса СФЕРА EDI
В чем заключаются преимущества системы
Основным положительным качеством выступает стандартизация взаимодействия и обмена данными, что упрощает рабочий процесс, сокращает трудозатраты. Это уникальный продукт электронной коммерции. Сейчас используемые здесь EDI-шлюзы интегрируются во многие известные программные разработки, предназначенные для оптимизации управления предприятием. Кроме того, EDI предлагает безопасный интерфейс, что было доказано на протяжении десятков лет применения этих технологий.
Платформа значительно отличается от обычных программа работы. Например, при помощи связи по эл.почте, в мессенджерах и т. д. Здесь предлагается четкий и структурированный формат взаимодействия.
Области применения
Наиболее актуален следующий перечень:
Функционал EDI-технологий обширен, поэтому полный список не ограничивается указанными пунктами.
Преимущества перехода на EDI документооборот
Электронный обмен данными:
Ускоряет рабочие процессы
Отправить документ можно за секунду. Чем быстрее вы получаете и отправляете данные, тем скорее завершаются сделки.
Не нужно печатать, дублировать на бумаге, хранить, отправлять почтой или курьером.
Система формирует электронные счета-фактуры автоматически по стандарту ФНС. Это помогает увеличивать скорость оплаты.
Обменивайтесь документами, не задумываясь об особенностях учетных систем и квалификации персонала.
Избавьтесь от ошибок ручного ввода, вероятности потери документов, сократите количество корректировок.
EDI-документы передаются по защищенным каналам в зашифрованном и неизменном виде.
Типы EDI документов и стандарты обмена данными
Чаще всего через EDI обмениваются документами в цепочке поставок между компаниями. К ним относятся:
PRICAT (Price Catalogue)
Сообщение «Каталог товаров (услуг) с ценами». Содержит полный или частичный перечень товаров, характеристики и др. Отправляют поставщики, торговые сети, производители.
ORDERS (Purchase Order)
Сообщение «Заказ на поставку». Содержит перечень товаров (услуг), количество, цены, даты и адреса доставки. Отправляют торговые сети, производители, склады, поставщики сырья, перевозчики и др.
ORDERSP (Purchase Order)
Сообщение «Ответ на заказ»Подтверждение или отказ на поставку товара. Может содержать ответ с аналогами товара. Отправляют поставщики и торговые сети.
DESADV (Despatch Advice)
Сообщение «Уведомление об отгрузке». Содержит полную информацию об отгрузке. Дает возможность запланировать приемку товара.
RECADV (Receiving Advice)
Сообщение «Уведомление о приёмке». Содержит информацию о фактически принятой продукции. Позволяет поставщику сформировать корректный счет-фактуру.
RETANN (Announcement for Returns)
Сообщение «Уведомление о возврате». Содержит список товаров для возврата и срок для отгрузки. Создается на основании заказа (ORDERS) или уведомления об отгрузке (DESADV).
INVOIC (Invoice)
Содержит информацию для автоматического формирования электронного счета-фактуры (ЭСФ) в формате ФНС.
В цепочке документооборота также могут фигурировать другие типы данных в зависимости от особенностей деятельности компании или требований контрагентов. Например, каталоги локализации, дополнения к уведомлению
об отгрузке и другие. Их наличие в системе EDI зависит от технической возможности провайдера.
Правила передачи, безопасность, структуру и формат данных определяют международные стандарты
EDIFACT и GS1 EANCOM.
согласован комиссией ООН, чтобы регулировать обмен данными в управлении, торговле и на транспорте. Состоит из набора правил для структурирования, протоколов обмена и стандартных сообщений.
Стандарты GS1 EANCOM
объединяют электронную информацию с физическим потоком товаров, отображают актуальные данные о товаре, местоположении и торговых партнеров с помощью GLN*
*GLN идентифицирует юрлицо и подразделения. Это ключ из 13 символов с информацией о контактах и контактном лице, типе объекта, банковских реквизитах, требованиях и ограничениях доставки. В торговле
большинство EDI документов передаются в GS1 EANCOM
Оставьте заявку, и мы поможем выбрать необходимые виды документов, а также получить GLN-номер, если нужно.
Про платформу
Контрагенты пользуются ей для обмена информационными данными в интернет-формате. Здесь доступна отправка и принятие финансовых, коммерческих и логистических сведений. Круг посылаемых и принимаемых документов не ограничен. Это могут быть также каталоги и любая сопроводительная документация к заказам. Пользователь моментально обрабатывает заявки, отправляет документы поставщикам или торговым сетям. Усилий на это тратится минимальное количество, и взаимодействие происходит чрезвычайно быстро. Плюсом является и то, что сервис способен проводить проверки на наличие ошибок. Формировать данные разрешается даже для госсистем, контролирующих производство, сбыт и сертификацию продукции на территории России, например, ЕГАИС.
Кроме того, платформа предлагает хранение созданной документации. Таким образом, можно по опознавательным признакам найти нужную бумагу, хранящуюся в защищенном архиве. Доступна и опция по формированию отчетности. Этому способствует внедренный сюда аналитический Business intelligence инструмент.
Фактически предлагаемая система не нова. Расшифровка EDI-технологии — это Electronic Data Interchange. Она является новшеством в сознании российских предпринимателей, медленно принимающих прогрессивные идеи для облегчения их работы. Тем не менее опыт использования показал, что обсуждаемая здесь технология помогает оптимизировать деятельность и в целом развивать свой бизнес гораздо эффективнее. Она позволяет отправлять заявки, обрабатывать информацию по тысячам заказов ежемесячно. Хотя такой объем необязателен. E DI становится частью электронного документооборота, который присутствует повсеместно на большинстве предприятий.
Если, к примеру, ваша компания работает с маркировкой определенных видов товаров (обувь, табак, одежда, алкоголь и др.), то ведение ЭДО для вас обязательно. А облегчить и оптимизировать этот процесс вам поможет ПО, предлагаемое компанией «Клеверенс».
Интеграционные решения для EDI
Если в компании обмен данными происходит в больших объемах, а сотрудников, которые обрабатывают документы, нет времени обучать, проще интегрировать сервис EDI в учетную систему.
СФЕРА EDI интегрируется с любой учетной системой — 1С,
SAP, AXAPTA, Navision, ORACLE и др. Это позволяет работать с данными в режиме единого окна.
Если необходимо интегрировать EDI с 1С, используйте 1С Адаптер. Он объединяет EDI и ЭДО: формируйте УПД на основе EDI-данных, подписывайте КЭП и отправляйте контрагенту в привычной учетной системе.
Модуль легко установить самостоятельно, без дополнительных доработок. Он не затрагивает базы данных учетной системы и подходит даже для измененных конфигураций 1С. Этот способ позволяет автоматизировать и повысить
контроль за всеми процессами, потому что любая торговая и логистическая деятельность в EDI предполагает ведение отчетности в ЭДО.
Стандарты и способы передачи данных
Для EDI-обмена можно использовать широчайший массив международных нормативов для удовлетворения всевозможных запросов. Но в первую очередь необходимо понимать значение представленных далее двух стандартных идентификаторов.
GTIN-код
В расшифровке это Global Trade Item Number или уникальный цифровой штрихкод товара. Он заменил американский UPC и европейский EAN. Присваивается национальными регистраторами и зашифровывается в геометрическом формате. В него включаются циферный ряд, состоящий из разного количества цифр: 8, 12, 13, 14. Сведения о нем заносятся в единую информационную базу, действующую по всему миру. Такой штрих-код для товарных категорий получают производители, владельцы брендов, импортеры. Его разработкой и принципом присвоения занималась международная организация GS1.
GLN-код
Полное значение — Global Location Number. Уникализированный код из 13-ти чисел. Нужен для идентифицирования пользователя в системе, то есть для обозначения всех участвующих в поставке лиц. Его расположение — зачастую под штрихкодом. Кроме национального префикса, здесь содержится информация про фигуранта сделки: его адрес для почтовых отправлений, категория объекта, регион размещения, телефонный и факсовый номера, реквизиты банка, требования и ограничения по доставке, а также указание представителя фирмы для связи.
Чтобы организации-поставщику создавать партнерские отношения с торговыми объединениями, ему приходится получить GLN.
Электронный обмен данными EDI
Разберемся, в чем разница между ЭДО и EDI.
В рамках системы EDI контрагенты используют электронный документооборот, к формату которого нет требований со стороны закона.
Правила передачи и формы документов участники устанавливают самостоятельно, могут их менять и дополнять.
Например, партнер может оформить каталог товаров для торговой сети на свое усмотрение, указать
больше подробностей о продукции или только самые основные характеристики. Торговая сеть, отправляя заказ на товары из каталога, может не только перечислить нужный ей ассортимент, но и запросить
аналоги. Коммуникации торговых сетей с поставщиками в системе EDI проще из-за возможности гибких настроек.
Для ЭДО есть строгие правила со стороны закона.
Обычно их устанавливает ФНС. Это необходимо, чтобы облегчить обработку документов и ускорить их проверку, поэтому любое отклонение от правил приравнивается к ошибке в заполнении.
Кроме того,
под ЭДО в России обычно понимают электронный обмен юридически значимыми документами. То есть документами с квалифицированной электронной подписью. Это, например, универсальные передаточные документы (УПД), отчетность
в госорганы, договоры и др.
Для обеспечения юридической силы, обработки и подтверждения подлинности квалифицированной электронной подписи требуется иная система. Поэтому техническую возможность такого обмена обеспечивает оператор ЭДО. Через EDI юридически
значимыми документами не обмениваются, поэтому данные перед отправкой подписывать КЭП не нужно.
Типы EDI сообщений и документов
В системе EDI поставщики и торговые сети могут отправлять и получать заказы и сопроводительную документацию.
Наиболее часто используемые виды EDI-документов:
Каталог товаров с характеристиками, техническими данными и ценами. Данные обновляются автоматически, поэтому в каталогах всегда актуальная информация. Каталоги могут отправлять производители, поставщики и торговые сети.
Заказ на поставку. Содержит перечень заказываемых товаров, количество, цены, даты и адреса доставки. Сокращает ошибки и время на обработку заказов. Документ используют торговые сети, производители, склады, поставщики сырья, перевозчики
и др.
Ответ на заказ. Кроме подтверждения или отказа, поставщик может внести в ORDRSP дополнительную информацию. Например, предложить аналог, если товара нет в наличии. Используют поставщики торговой сети и дистрибьюторы, обменивающиеся
документами EDI с производителем.
Уведомление об отгрузке со склада. Это электронный аналог товаросопроводительного документа (ТТН), содержит подробную информацию о товаре, получателе и отправителе. Передается в момент отгрузки. D ESADV помогает запланировать приемку
товара.
Сообщение по поставке алкогольной продукции. В нем есть все данные для заполнения деклараций. Отправляют вместе с DESADV.
Уведомление о приемке товара. С помощью документа поставщик может узнать о фактической приемке и сформировать корректный счет-фактуру.
Уведомление о возврате. Включает информацию о товаре, сроках и причинах возврата. Требует ответа от поставщика.
Чтобы обмениваться электронными коммерческими документами, нужно подключиться к системе EDI.
Автоматизируйте заказы и документооборот, контролируйте все этапы поставок с помощью платформы СФЕРА EDI. Подключим к обмену EDI в кратчайшие сроки.
Внедрение EDI
Внедрить рассматриваемую EDI-систему информобмена от СКБ Контур можно в следующем порядке:
Мы рассмотрели, что это за система для электронного документооборота и обмена данными EDI. Внедрять ее в практику отечественного бизнеса приходится с учетом его специфики. Ценность рассматриваемых технологий увеличивается постепенно, но они уже доказали свою результативность на примере их использования многими торговыми сетями. В развитии этого рынка в России сегодня заинтересовано большое количество заказчиков.
Выводы об EDI
EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что означает электронный обмен данными. В России под EDI понимают систему коммерческого и логистического документооборота. Такие документы необязательно подписывать
квалифицированной электронной подписью, а их форма может быть любой.
Все этапы сотрудничества поставщиков и торговых сетей ускоряются с помощью EDI: заказ, актуализация данных, отгрузка, приемка
или обмен необходимой информацией происходит за несколько кликов по защищенным каналам. Поэтому все больше компаний переходят на электронный обмен данными.
В отличие от EDI, система ЭДО предполагает
обмен юридически значимыми электронными документами. То есть участникам ЭДО не обойтись без электронной подписи, а сами документы следует оформлять по правилам, которые устанавливает закон. Например, торговая
сеть может выбрать удобные для нее формы и виды документов при электронном обмене данными в EDI. Но не может при передаче УПД контрагенту в ЭДО, потому что документ необходимо оформить так, как предписывает
налоговая.
EDI также используют в логистике, но обычно обмен данными по поставкам объединяют с торговыми. Так, кроме работы поставщиков с сетями по продукции, можно автоматизировать склад и ускорить
приемку товаров. Это позволяет полностью контролировать все процессы работы.
Подключить сервис документооборота (EDI)
Автоматизируйте заказы и контролируйте все этапы поставок
Обмен любыми видами электронных документов
Отправка данных в системы ЕГАИС, ГИС Меркурий и Честный ЗНАК
Решения для интеграции с любой учетной системой
