С 2022 года больничные оформляются только в электронном виде. Рассказываем, как работать с электронными больничными. В том числе как начать взаимодействовать с СФР по электронным листкам нетрудоспособности (ЭЛН), если вы до сих пор этого не делали.
Закон от 30.04.2021 № 126‑ФЗ
закрепил обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года, утвердив новую редакцию ч. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ.
Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567
регламентирует порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности, а также правила электронного взаимодействия СФР, работодателей и медицинских организаций.
Приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н
утвердил условия и порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа.
Электронный больничный лист — это запись в базе СФР. Врач заносит информацию, подписывает своей электронной подписью. Далее все сведения поступают по ЭДО работодателю, а также в Личный кабинет сотрудника на Госуслугах.
- Электронные больничные нельзя потерять, испортить и подделать.
- В бухгалтерской программе можно автоматически проверить ЭЛН
на ошибки. - Не нужно приносить бюллетень лично в СФР, вести учет листков и архив.
- Информация из медорганизации и от работодателя сразу попадает в СФР, что ускоряет процесс получения выплат.
Работайте с электронными больничными в СБИС
Сведения о больничном поступают работодателю из СФР по ЭДО, с предзаполненным расчетом пособия.
В течение 3 рабочих дней работодатель (при необходимости) корректирует сведения, подписывает УКЭП и отправляет обратно в СФР.
Первые 3 дня болезни оплачивает работнику работодатель. Остальную сумму пособия работник получит напрямую из СФР.
Полный расчет от больничного до зарплаты
Рассчитывайте зарплату прямо в СБИС — система автоматически заполнит табель по данным проходной или календаря сотрудника, рассчитает премию и зарплату, сформирует проводки и платежки или ордера для выплат.
Закон от 30.04.2021 № 126‑ФЗ с поправками в закон 255‑ФЗ предусмотрел обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года.
Бумажные больничные могут получать только те сотрудники, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну. А также работники, в отношении которых реализуются меры госзащиты (ч. 28 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ).
По желанию пациента ему могут выдать выписку из электронного больничного (ч. 7 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ). Форма выписки — в приложении № 7 к приказу ФСС от 08.04.2022 № 119.
Для работы с электронными больничными необходимо подключиться к сервису электронного взаимодействия с СФР «Социальный электронный документооборот» (СЭДО, или «Соцстрах»). Можно подключиться к сервису и взаимодействовать с фондом напрямую
, а можно — через бухгалтерскую программу. Второй вариант менее трудозатратный.
Не нужно запрашивать согласие сотрудников на работу с их электронными больничными или заключать какое‑либо специальное соглашение с СФР на СЭДО.
По ЭДО вы будете получать из Социального фонда уведомления об открытии, продлении, аннулировании и закрытии больничного листа. В течение 3 рабочих дней отвечайте на запросы СФР по больничным. Например, такой запрос поступит от фонда, если у него не будет хватать каких‑то данных для расчета пособия.
Рассчитывать всю сумму пособия вы не должны. Делайте расчет выплаты только за первые 3 дня нетрудоспособности. Свою часть пособия фонд рассчитывает сам.
Настроить электронный документооборот с СФР
-
Нужно ли работодателю регистрироваться на Госуслугах, чтобы получать информацию по ЭЛН?
Регистрация на Госуслугах не обязательна, если работодатель взаимодействует с СФР через свою бухгалтерскую программу, например СБИС. Если обмениваться документами напрямую с фондом, такая регистрация понадобится.
-
Что такое личный кабинет страхователя?
Личные кабинеты страхователя
на сайте СФР позволяют организациям и ИП‑работодателям напрямую взаимодействовать с СФР.Сервис СЭДО встроен в ЛК, как и в популярные бухгалтерские программы.
Через ЛК на сайте СФР / систему СЭДО можно не только работать с больничными, но и выполнять другие функции. Например, подтверждать экономическую деятельность страхователя, запрашивать данные для выплаты пособий (бывшая справка 182н).
-
Должен ли сотрудник информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?
Нет. Сведения об открытии, продлении, аннулировании и закрытии ЭЛН работодателю передает непосредственно Соцфонд, без участия работника.
-
Нужно ли распечатывать электронные больничные и хранить распечатки?
Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности — документы, имеющие юридическую силу, формируются и хранятся в информационной системе СФР.
Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости от применяемого нормативного акта. Изучим, о каких источниках права может идти речь и на какой срок все-таки нужно ориентироваться.
Как долго хранятся больничные листы на предприятии?
Сроки хранения документов, в т. ч. больничных листов, регламентируются несколькими НПА.
Прежде всего, это закон о бухучете
от 06.12.2011 № 402-ФЗ и положение по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), которые предписывают хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет. Такой же 5-летний срок хранения больничных указан в ст. 618 перечня типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
.
Однако здесь следует обратить внимание вот на что. Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. А НК РФ
требует хранить такие документы в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Именно этого срока мы и рекомендуем придерживаться во избежании претензий и проблем.
ВАЖНО! С 2022 года больничные листы оформляются исключительно в электронном виде за редким исключением. Подробнее о порядке работы с электронными больничными листами мы писали в статье
.
Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?
На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.
В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.
Как организовать хранение больничных листков, выданных до 2022 года, подробно описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ
к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Итоги
Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.
- «Каковы сроки оплаты больничного листа в 2022 — 2023 годах»
;
- «Оплата больничного по бытовой травме в 2022 — 2023 годах»
.
С 1 января 2022 отменят бумажные больничные. Рассказываем о новых правилах и что изменится в работе бухгалтера.
Работать с больничными по новым правилам
В конце апреля 2021 Госдума приняла Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ
, который внес поправки в ряд Федеральных законов в сфере социального страхования: 255-ФЗ от 29.12.2006
, 125-ФЗ от 24.07.1998
, 323-ФЗ от 21.11.2011
.
Согласно поправкам, с 1 января 2022:
- все выплаты по больничному, в том числе по беременности и родам, будут начисляться на основании только электронного листка нетрудоспособности
; - у ФСС появятся новые права, а у работодателя — обязанности;
- утвердят новый механизм начисления пособий — оплата больничных производится не через работодателя, а напрямую из Фонда социального страхования (прямые выплаты).
Закономерный вопрос — прямые выплаты уже действуют по всей стране с 1 января 2021 года? Поясняем — сейчас эта система регулируется лишь Постановлением Правительства, а с 1 января 2022 прямые выплаты прописаны в Федеральных законах от 24.06.1998 № 125-ФЗ и от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Подробнее о работе прямых выплат в нашей статье
.
Во всех вышеперечисленных законодательных актах электронный больничный будет закреплен основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и беременности и родам.
Например, часть 3.2 ст. 59 ФЗ-323 сейчас звучит так:
«Листок нетрудоспособности выдается в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия пациента) формируется в виде электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией».
«Листок нетрудоспособности формируется в виде электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией».
Также новые поправки закрепили, что Фонд может запрашивать у страхователя сведения (заработок, стаж, ставку, коэффициент и т. д.) и документы для назначения и выплаты страхового обеспечения (ч. 1 ст. 4.2 255-ФЗ).
ФСС может получать в госорганах электронные данные для проверки документов и сведений, которые представила организация:
- ПФР — СНИЛС, сведения о страхователе, страховом стаже, о зарплате и иных выплатах и вознаграждениях застрахованному лицу у страхователя до 1 января 2017;
- ФНС — сведения, в том числе налоговой тайны, о зарплате и иных выплатах и вознаграждениях застрахованному лицу у страхователя за период с 1 января 2017;
- ЗАГС — сведения о госрегистрации брака, смерти, рождения;
- ЕГИССО — сведения о назначении (неназначении) органами соцзащиты пособий при рождении ребенка, по уходу за ребенком.
Также у ФСС появятся новые штрафные санкции за нарушения (ст. 15.2 255-ФЗ):
- Если компания не предоставит документов для проверки или предоставит с опозданием, то получит штраф в размере 200 ₽ за каждый документ.
- За недостоверные сведения, отправленные в Фонд, работодатель заплатит 20% от излишне выплаченного пособия (которое, к тому же, придется вернуть). При этом сумма штрафа будет не более 5 000 и не менее 1 000 ₽.
- За предоставление сведения для назначения пособия с опозданием — штраф 5 000 ₽.
У работодателей же появились новые обязанности (ч. 2 ст. 4.1 255-ФЗ):
- Своевременно и в установленном порядке предоставлять в территориальный орган ФСС сведения для назначения и выплаты пособий.
- Предъявлять для проверки в свое отделение ФСС сведения и документы для назначения и выплаты пособий.
- Возмещать ФСС излишне понесенные расходы на выплату пособий, если организация представила недостоверные или неполные сведения.
Порядок обмена информацией между работодателями и ФСС будет утвержден позднее.
Согласно новым поправкам, назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности (за исключением случаев в 1 ч. 2 ст. 3 255-ФЗ), по беременности и родам, единовременного при рождении ребенка, ежемесячного по уходу за ребенком осуществляются ФСС (п. 1 ст. 13 255-ФЗ).
Основанием для назначения пособия является только электронный листок нетрудоспособности (п. 6 ст. 13 255-ФЗ).
Меняется и срок передачи работодателем сведений в ФСС — не позднее 3 рабочих дней с даты получения больничного (п. 8 ст. 13 255-ФЗ). Сейчас это 5 календарных дней.
ФСС будет выплачивать пособие не позднее 10 рабочих дней со дня получения всех данных. Первые 3 дня больничного по-прежнему оплачивает работодатель.
Для вашего удобства собрали изменения по порядку назначения и выплаты пособий в таблицу:
- Подключиться к ЭДО с ФСС.
С 2022 обмен информацией между работодателями, медучреждениями и ФСС станет полностью электронным. Вся информация по больничным будет храниться в электронной системе ФСС. Как подключиться к электронному документообороту с ФСС, читайте в нашей статье
.
- Подключить специальную программу для бухгалтера.
Чтобы заполнять свою часть электронного листка и отправлять расчет и реестр сведений в ФСС. Например, СБИС
, или личный кабинет страхователя на сайте ФСС.
В СБИС работать удобнее: вам не нужно отдельно отправлять реестр сведений, сервис сам сформирует его и передаст в ФСС вместе с расчетом по больничному.
-
Изменятся ли правила расчета пособий?
Нет, порядок расчета останется прежним.
-
Совсем не будет больше бумажных больничных?
Оформляться на бумаге больничные могут только в отдельных случаях, их список утвердит Правительство. По желанию пациента ему могут выдать выписку из электронного больничного, форму позже утвердит ФСС.
-
Зачем отменять бумажные больничные, в чем преимущество электронного листка нетрудоспособности?
Электронный больничный невозможно потерять, испортить, неправильно заполнить, подделать. И конечно, электронные больничные сокращают время оформления и ведения бумажного документооборота. Для работодателей сократится трудоемкость начисления пособий и передачи в Фонд сведений о страховых случаях.
-
Можно ли использовать одну электронную подпись на нескольких компьютерах?
Да, это возможно в случае установки средств электронной подписи и соблюдения требований информационной безопасности.
-
Что такое личный кабинет страхователя?
Работодатель в личном кабинете организации на сайте cabinets.fss.ru может получать данные о ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, просматривать электронные листки, печатать. Для входа организации потребуется регистрация на Едином портале государственных услуг.
Все это можно делать в автоматическом режиме в СБИС, а также еще множество возможностей. Подробнее
-
Как и где можно проверить подлинность больничного листа?
Вы можете обратиться в ваше отделение Фонда или в медицинскую организацию, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности. Для зарегистрированных на Портале Фонда страхователей также есть возможность проверить, существует ли листок нетрудоспособности с указанным номером.
СБИС сам проверит подлинность больничного, автоматически отправив запрос в ФСС.
-
Нужно ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с бумажными бланками?
Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности являются документами, имеющими юридическую силу, и, в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, формируются и хранятся в информационной системе ФСС.
Электронный больничный лист — инструкция для работодателя — это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Как действует система электронного документооборота с больничными листами? Как получать доступ к электронным больничным листам? Об этом расскажет наш материал.
Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?
С момента начала повсеместного применения электронных больничных в 2022-2023 годах работа кадровиков заметно упростилась. В их функции более не входит заполнение листка нетрудоспособности. Данный документ составляет медучреждение. О том, что на работника оформлен больничный, работодатель узнает из Личного кабинета страхователя (подп. «а» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010). При получении после закрытия больничного листка запроса из ФСС — предоставляет через личный кабинет недостающие сведения для оформления работнику выплаты (п. 22 Правил).
Отметим, что есть узкая категория работников, по которым составление бумажного больничного всё же возможно. Это лица, сведения о которых составляют государственную тайну, и граждане, в отношении которых применяются меры государственной защиты (п. 2 Правил). Но обычный частный работодатель крайне редко нанимает таких работников.
ВАЖНО! От работника не требуется согласия на оформление электронного больничного (постановление Правительства России от 23.08.2021 № 1381).
Эксперты «КонсультантПлюс» пошагово разъяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив пробный доступ
к системе К+ бесплатно.
Как работает электронный больничный лист
Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.
Подробности см. в материале
«Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн»
.
Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:
- Сведения о пациенте и поставленном диагнозе заносятся в спецпрограмму на компьютере (в модуле «Электронная медицинская карта»).
- Часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»).
- Больничный подписывается электронной подписью и отправляется в ЕГИСЗ (Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).
Для сотрудника (пациента) предусмотрено фактически единственное действие в рамках процедуры оформления электронного больничного — сообщение при необходимости номера больничного работодателю. В законе формально прописан срок 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, в течение которого работник вправе обратиться за пособием (п. 1 ст. 12 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако в общем случае применение данной нормы на практике не предполагается, поскольку информационное взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением, при котором оформляется электронный больничный, осуществляется без участия работника.
Таким образом, не нужно требовать
от работника предъявления номера электронного больничного.
Возможен ли выбор системы работы с листками нетрудоспособности?
С 2022 года работодатели по общему правилу не имеют возможности выбирать схему работы с листками нетрудоспособности: во всех случаях задействуется электронная.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Применение инновационной системы электронных больничных не избавляет работодателя от необходимости хранения больничных. Они считаются документами налогового учета. Поэтому, если на предприятии имеются старые бумажные больничные листки, их необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.
Не забываем, что с 2021 года все регионы перешли на пилотный проект ФСС. То есть работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает ФСС напрямую сотруднику. Для этого в фонд при необходимости направляется пакет документов на выплату пособия.
Как правильно это сделать, узнайте в «КонсультантПлюс». Для этого получите пробный доступ
к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.
Функции работодателя по работе с электронным больничным
Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа с 2022 года не регламентируются никакими федеральными нормативными актами.
При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:
- Изучить содержание электронного листка нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на Портале госуслуг.
- После входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи.
- На первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф. И. О. сотрудника, его СНИЛС, номере листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»).
- При получении от фонда уведомления необходимо отправить через личный кабинет дополнительные сведения.
- Отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).
Некоторые аспекты применения электронных больничных разъяснил Минтруд России. Переходите по ссылке
и смотрите подробности.
Главная задача работодателя теперь, когда работа с больничными листками значительно упрощена, — корректно рассчитать и выплатить в установленный срок пособие (в той части, которая начисляется за счет работодателя). Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили материал, который поможет вам эффективно решить данные задачи. Получите бесплатный пробный доступ
к нему.
Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте
здесь
.
О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, рассказывается в материале
«Несчастный случай на производстве — действия работодателя»
.
С 2023 года на расчет и оформление больничных повлияло несколько событий: объединение ФСС с ПФР и установление единого круга застрахованных лиц, ежегодная индексация МРОТ и мобилизация. В статье рассказали, что изменилось в начислении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.
Было:
чтобы рассчитать больничное пособие за первые три дня болезни, работодатели получали от вновь трудоустроенных сотрудников справку по форме № 182н о заработке с предыдущего места работы.
Стало:
c 2023 года больше не нужно требовать от вновь трудоустроенных сотрудников справку о заработке с предыдущего места работы. При этом работодатели по-прежнему считают больничные за первые три дня нетрудоспособности. Только данные для расчета теперь нужно запрашивать в Социальном фонде России (СФР).
Основание:
закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ в редакции от 14.07.2022 № 237-ФЗ.
Как быть бухгалтеру:
Удобно делать запрос в СФР о получении справки прямо из той бухгалтерской программы, где ведете учет и считаете выплаты. Такая возможность реализована в СБИС.
Выдавать справки по форме 182н своим сотрудникам при увольнении формально вы не обязаны, но в интересах сотрудника лучше пока выдавать этот документ. Следующий работодатель сможет сверить сведения из справки о заработке за 2021 и 2022 годы и данные СФР. В переходный период, пока новый порядок отрабатывается, бухгалтерам важно подстраховаться, чтобы потом не исправлять ошибочные расчеты. Какие документы в обязательном порядке требуется выдать увольняемому в 2023 году, рассказали в другой статье
.
Обмен документами с СФР в режиме онлайн
Было:
до 2023 года уходить на оплачиваемый больничный могли только физлица, которые устроены по трудовому договору.
Стало:
c 2023 года узкий круг исполнителей и подрядчиков, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПД), может претендовать на больничные. С 2024 года таких лиц станет больше.
Основание:
п. 4.2 ст. 2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ
, введен законом от 14.07.2022 № 237-ФЗ.
Условие для получения больничных на ГПД: за прошлый год за физлицо уплачены взносы на социальное страхование в ФНС в определенной сумме. Чтобы получать пособия в 2023 году, за 2022 год такие взносы должны составлять минимум 4833,72 рублей. Учитываются взносы, уплаченные за работника как по ГПД, так и по трудовым договорам.
В 2023 году нужно смотреть, работал ли исполнитель (подрядчик) в 2022 году по трудовому договору. Если нет, то автоматически он не может претендовать на больничные в 2023 году. Дело в том, что в 2022 году соцвзносы уплачивались только по трудовым договорам. С 2023 года такие взносы платятся по ГПД так же, как и по трудовым договорам. Поэтому в 2024 году будет больше исполнителей и подрядчиков по ГПД, которые смогут претендовать на больничные.
Как быть бухгалтеру:
При заключении ГПД отправляйте в СФР на контрагентов, как и на работников, сведения о застрахованном лице. И будьте готовы, что по подрядчикам и исполнителям теперь может поступить от Соцфонда информация об ЭЛН и предзаполненные сведения для выплаты пособия. Первые три дня болезни оплачивает заказчик — ваша компания (ИП).
Было:
до 2023 года по ГПД не платили взносы на социальное страхование, поэтому исполнители и подрядчики не имели право на больничные пособия, а время работы по ГПД не учитывали при подсчете страхового стажа для расчета больничных.
Стало:
c 27 мая 2023 в страховой стаж для расчета больничных включается работа по ГПД начиная с 1 января 2023.
Основание:
п. 2 и 19
Правил, утвержденных приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н
, в редакции от 12.04.2023 № 307н.
Как быть бухгалтеру:
С 27 мая 2023 при подсчете страхового стажа для расчета больничных учитывайте время работы по ГПД с 1 января 2023.
В подтверждение периодов работы по ГПД принимайте от работника (исполнителя, подрядчика):
- соответствующие гражданско-правовые договоры;
- выписки из отчета по форме ЕФС-1 (о трудовой (иной) деятельности, о страховом стаже) и РСВ (раздел 3).
Было:
закон не предусматривал исключаемые периоды при расчете больничных. Выплаты сотруднику за два предыдущих года всегда делили на 730.
Стало:
c 21 сентября 2022 появился исключаемый период при расчете больничных. Из показателя 730 теперь нужно исключать дни, в течение которых трудовой договор с сотрудником приостанавливался по таким причинам, как военная служба по мобилизации, контракту, в том числе заключенному добровольно.
Это изменение повлекло за собой другое: с 3 апреля 2023 при расчете больничных пособий сотрудникам, которые вернулись после мобилизации, нужно использовать новый лимит. Средний дневной заработок (СДЗ) для начисления пособий таким сотрудникам не должен превышать сумму предельных баз по страховым взносам за два предыдущие года, деленную на 730.
Основание:
п. 3 ст. 14 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ
в редакции от 07.10.2022 № 379‑ФЗ и п. 3.3 ст. 14 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ
в редакции от 03.04.2023 № 98-ФЗ.
Как быть бухгалтеру:
Было:
минимальное пособие с 1 января 2022 рассчитывалось из МРОТ 13 890 рублей, а с 1 июля 2022 — из МРОТ 15 279.
Стало:
с 2023 минимальное пособие рассчитывается из МРОТ 16 242 рублей.
Основание:
Федеральный закон от 19.12.2022 № 522-ФЗ.
Как и раньше, работодатели выплачивают работнику пособие за первые 3 дня его болезни. Если стаж работника меньше 6 месяцев или его средний заработок за месяц ниже МРОТ, то пособие по временной нетрудоспособности начисляют из МРОТ на дату открытия больничного. Если больничный открыт в 2023 году, среднедневной заработок из МРОТ — 533,98 рублей (16 242 × 24 / 730).
При этом пособие за полный месяц не может быть ниже МРОТ в этом месяце
. Минималку нужно брать ту, которая действует на начало болезни. Если больничный открыт в 2022, а закрыт в 2023, то за каждый день декабря и января минимальное пособие составляет 492,87 рублей (15 279 / 31). Если больничный открыли в апреле 2023, а закрыли в мае 2023, то за каждый день апреля минимальное пособие — 541,4 рублей (16 242 / 30), а за каждый день мая — 523,94 (16 242 / 31).
Как быть бухгалтеру:
Проследите, что в вашей учетной программе указаны обновленные сведения о МРОТ. Например, СБИС автоматически учтет все изменения в законодательстве без вашего участия.
Было:
в 2022 году больничные рассчитывались из заработка за 2020 и 2021 годы (если не было замены лет). Максимальный заработок для расчета: за 2020 — 912 000 рублей, за 2021 — 966 000 рублей.
Стало:
больничные рассчитываются из заработка за 2021 и 2022 годы. Максимальная сумма для расчета: за 2021 — 966 000 рублей, за 2022 — 1 032 000 рублей.
Основание:
постановления Правительства РФ от 26.11.2020 № 1935
и от 16.11.2021 № 1951
.
Как быть бухгалтеру:
Вести зарплатный учет в программе. Например, СБИС умеет автоматически рассчитывать пособия с учетом всех требований закона, точно так же, как рассчитывает сам Соцфонд.
Автоматический расчет любых видов выплат сотрудникам
Составили список главных нововведений 2022 года для тех, кто пропустил эти важные новости. 2022 год был по-настоящему революционным на изменения по больничным пособиям и больничным листкам.
Бумажные больничные листки отменили.
С 2022 года медорганизация по умолчанию оформляет больничный бюллетень в электронном виде и заносит данные в информационную систему ФСС (с 2023 года — СФР). Там хранится листок ( приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н
). Работодатели должны настроить электронный обмен документами с СФР. Для этого можно использовать портал СФР, но удобнее — через оператора электронной отчетности, например СБИС.
Работники могут получить всю информацию по своим больничным (номер, статус) в личном кабинете Госуслуг. Бумажные больничные оформляются только в исключительных случаях: если сведения о работнике относятся к гостайне или он находится под госзащитой. Медорганизация может предоставить выписку из электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) по требованию пациента. Но работодатель не вправе требовать от работников бумажные подтверждения больничного.
Ввели проактивный порядок выплат.
С 2022 года ФСС (с 2023 года — СФР) присылает работодателю сведения об ЭЛН с предзаполненным расчетом пособия. Если данных для расчета недостаточно — СФР запрашивает их у работодателя. Ответить нужно в течение 3 рабочих дней. После этого в течение 10 рабочих дней СФР перечислит деньги работнику ( постановление Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010
).
До 2022 года номер электронного больничного листка работодателю сообщал работник. По этому номеру работодатель запрашивал больничный в фонде. После получения листка в течение 5 календарных дней работодатель направлял в фонд сведения на выплату пособия. Ф СС перечислял деньги работнику в течение 10 календарных дней.
Работодатели по-новому передают в фонд сведения о застрахованном лице для выплаты больничных.
Такие сведения с 2022 года отправляют в фонд разово при трудоустройстве сотрудника и при изменении данных. Например, при смене фамилии работника или банковских реквизитов для перечисления пособия. Срок направления сведений — 3 рабочих дня с момента получения информации от работника ( п. 13–15 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ
).
До 2022 года подобные сведения направляли в ФСС по каждому пособию, вместе с реестром сведений для назначения и выплаты пособия.
Выросли штрафы за опоздание с документами для фонда.
С 2022 года штрафуют не только руководителя, но и самого работодателя (компанию, ИП). Размер санкций существенный ( ст. 15.2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ
):
- 200 руб. — за каждый документ, который не отправили по запросу фонда или отправили позже срока.
- 5 000 руб. — если отправили сведения для назначения и выплаты пособия позже срока.
- 20% от «лишней» суммы пособия (но не более 5 000 и не менее 1 000 руб.) — если фонд переплатил работнику из-за того, что вы представили недостоверные сведения. Кроме того, лишнее пособие работодатель возместит государству из своего кармана.
До 2022 года за представление документов в ФСС позже положенного срока или их неправильное оформление могли оштрафовать руководителя на сумму от 300 до 500 руб
.
Работать без ошибок поможет бухгалтерская программа СБИС. В системе реализованы:
- Автоматический расчет выплат персоналу.
- Автоматическая проверка отчетности перед отправкой в госорганы.
Попробовать СБИС Бухгалтерию — бесплатно 14 дней
СФР не прислал сведения о больничном
Вам точно известно, что сотрудник не работал из-за болезни и у него есть официальный больничный. Но СФР не присылает данные о больничном листе, как предполагает порядок обмена документами с фондом.
Причина может быть в том, что у фонда нет данных о месте работы вашего сотрудника (вы не подавали сведения в фонд).
В этом случае придется подать на этого работника сведения в СФР о застрахованном лице. Далее нужно узнать у сотрудника номер больничного и по этому номеру самим запросить больничный в СФР. Когда фонд пришлет сведения о больничном (об открытии, а потом о закрытии) и запросит сведения по закрытому больничному, надо ответить на запрос сведений: внести информацию по заработку, стажу и т. п.
Период больничного по данным от СФР не соответствует фактическому
Вы получили от СФР сведения о больничном, но его период не соответствует фактическому периоду болезни сотрудника. Например, сотрудник открыл больничный вечером, после того, как отработал весь день.
В такой ситуации дожидаемся, когда СФР пришлет запрос сведений, и уже при заполнении этих сведений указываем нужный (фактический) период больничного.
Больничный по беременности и родам сразу при формировании считается закрытым, и СФР запрашивает сведения для назначения пособия. Но по факту сотрудница может продолжать работать еще какое-то время после открытия больничного. Поэтому безопаснее получить от сотрудницы заявление на отпуск по беременности и родам (хоть с 2022 года это и не обязательно по закону) и только после этого отправлять сведения для назначения пособия в СФР. В сведениях укажите фактический период отпуска по беременности и родам (БиР).
Работник фактически работал в период больничного
Если сотрудник оформил «официальный» больничный, то СФР пришлет вам сведения об этом больничном. Но может так случиться, что фактически сотрудник в это время работал, например, удаленно.
Образец заявления об отказе от назначения пособия
Проинформируйте работников, что не нужно оформлять «лишние» больничные, в любом случае они не получат двойную оплату (и пособие от СФР, и зарплату).
Сотрудница написала заявление на замену лет после выплаты пособия
Сотрудница может написать работодателю заявление о замене лет для расчета пособия даже после того, как она получит это пособие. Замена лет действует для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Для пересчета пособия получите от сотрудницы заявление о замене лет. На основании заявления пересчитайте свою часть пособия за первые 3 дня болезни и доплатите разницу. Чтобы СФР пересчитал пособие и доплатил свою часть, вы должны отправить в фонд сведения о замене лет в течение 5 рабочих дней с даты заявления сотрудницы.
Образец заявления о замене лет расчетного периода
С 2022 года электронные больничные стали обязательными, бумажных листков нетрудоспособности больше нет. Прямые выплаты работают во всех регионах, а еще они стали «проактивными». Появились новые формы документов, изменился порядок взаимодействия с ФСС. Расскажем, что в этих условиях делать работодателю.
Почему с 2022 года оформляют только электронные больничные
До 2022 года электронные больничные листки выдавали по согласованию с пациентом. Если его работодатель не мог обрабатывать электронные больничные, сотрудник просил выписать бумажный документ. Но с 2022 года бумажные листки действуют для очень ограниченного круга лиц, а электронные листки будут выдаваться без согласия пациента или его работодателя.
Электронную версию нельзя испортить или потерять, ее труднее подделать, а еще с ее помощью можно быстрее обработать данные для выплаты пособия.
Как было раньше
Раньше для назначения больничного пособия или пособия по беременности и родам сотрудники писали заявление работодателю, прилагая больничный лист. У работодателя была задача — передать сведения в ФСС, который назначал пособие.
Иногда работодатели откладывали передачу сведений фонду, работники получали пособие с опозданием.
Как работать с больничными теперь
С начала 2022 года ФСС выплачивает гражданам пособия только на основании электронных больничных. При этом фонду нужно оперативно получать сведения о работающих граждан от работодателей, поэтому компании и ИП должны наладить электронный обмен данными с фондом. Это можно сделать такими способами:
- создать личный кабинет страхователя на сайте ФСС, для этого понадобится регистрация на Госуслугах;
- скачать на сайте ФСС бесплатную программу APM «Подготовка расчетов для ФСС» и отправлять данные через нее;
- через бухгалтерские сервисы и программы ( например Контур. Бухгалтерию
), которые позволяют работать с электронными больничными; - через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) — его работу чиновники тестируют в 2022 году; благодаря этому сервису данные о номере больничного можно не просить у сотрудника, а узнать прямо в СЭДО.
Работодатели по-прежнему должны оплачивать первые три дня болезни сотрудников (п. 1 ст. 3 255-ФЗ). А еще у них появились новые обязанности:
- при приеме сотрудника на работу или изменении данных направлять в ФСС сведения о нем; по этим сведениям ФСС понимает, кто страхователь гражданина, к кому обращаться за недостающими сведениями при выплате пособий;
- отвечать на запросы ФСС и сообщать недостающие сведения о сотрудниках, которым назначается пособие;
- если из-за неверных данных возникнет переплата по пособию, возвращать ее в фонд.
Раньше работодатель должен был ответить на запрос ФСС в течение 5 рабочих дней, теперь этот срок сократился до 3 рабочих дней.
С самим электронным больничным работодателю ничего делать не нужно: теперь он даже не увидит этот документ. Наоборот, это ФСС будет сообщать работодателю об открытии больничного для сотрудника, его закрытии или других изменениях.
Как передать сведения о застрахованных лицах в ФСС
Форма для сведений о застрахованном лице
утверждена приказом ФСС №26 от 4 февраля 2021. По этой форме сведения нужно запрашивать у работников при трудоустройстве или в любой удобный момент, чтобы передать их в фонд. В список сведений входят:
- ФИО сотрудника и его дата рождения;
- данные паспорта, СНИЛС и ИНН;
- вид на жительство и другие документы о праве проживания в стране от иностранцев;
- данные регистрации и домашний адрес;
- способ для выплат пособия, банковские реквизиты.
Если данные меняются, работник должен сообщить об этом руководителю, а тот подает в ФСС новые сведения, чтобы пособия выплачивались вовремя.
Передать сведения в фонд работодатель должен в течение трех рабочих дней после получения их от нового работника. А сведения о работниках, которые приняты в штат до 2022 года, ФСС ждет от работодателей как можно скорее. Если сотрудников много, данные можно передавать поэтапно, начать лучше с женщин, которые планируют декрет. А еще нужно сообщить сведения работников, которые уволились не больше 30 дней назад: если они заболеют в течение месяца после увольнения, им положено пособие.
Как начисляют пособия по электронному больничному в 2022 году
Теперь начисление пособий по больничному
стало «проактивным»: фонд делает выплаты без заявления со стороны работодателя. Это касается всех социальных пособий, кроме выплат по уходу за ребенком до 1,5 лет — его продолжат начислять по заявлению.
Пособие по временной нетрудоспособности.
Получать сведения о болезни гражданина и выплачивать пособие фонд будет в такой последовательности:
- заболевший сотрудник обращается в клинику, где ему оформляют электронный лист нетрудоспособности и отправляют его в единую информсистему ФСС;
- ФСС уведомляет работодателя о страховом случае, а также направляет уведомление сотруднику в личный кабинет на Госуслугах;
- после закрытия ЭЛН фонд сообщает об этом работодателю и приступает к начислению пособия за дни нетрудоспособности;
- фонду может не хватить сведений для назначения пособия, тогда он делает запросы в ПФР и работодателю;
- работодатель должен передать нужные сведения фонду в течение 3 рабочих дней: это данные о стаже, заработке за прошедшие 2 года, окладе или тарифной ставке, районном коэффициенте и пр.;
- ФСС рассчитывает пособие и перечисляет его гражданину.
Сведения, которые необходимы для назначения и перечисления пособий, фонд размещает в Единой государственной информсистеме соцобеспечения (ЕКИССО) и направляет в личные кабинеты граждан на Госуслугах. А работодателю данные об электронном больничном: открытии, закрытии, изменениях, продлении, экспертизе — передают через СЭДО.
Пособие по беременности и родам.
Пособие по БиР тоже назначают и выплачивают на основании ЭЛН. Это больничный на 140 дней или больше. В этом случае ФСС работает в такой последовательности:
- фонд уведомляет работодателя о появлении в информсистеме ЭЛН по сотруднице и запрашивает недостающие сведения;
- работодатель отправляет нужные сведения фонду, но прежде стоит обсудить с сотрудницей, когда она планирует уйти в декрет: многие продолжают работать почти до даты родов и в отпуск уходят позднее дня, который назначил врач, поэтому работодатель имеет право передать данные фонду, после того как получит заявление на отпуск от сотрудницы;
- ФСС получает от работодателя данные о количестве дней отпуска, рассчитывает и выплачивает пособие;
- при осложненных родах клиника выпишет дополнительный ЭЛН, его фонд оплатит по той же схеме, что и пособие по временной нетрудоспособности.
Единовременное пособие по рождению ребенка.
Теперь родителям не нужно писать заявление и прилагать свидетельства, что один из родителей не получал пособие ранее. Ф СС узнает о рождении ребенка, когда ЗАГС внесет запись об этом в Единый государственный реестр. Затем фонд запросит у ПФР сведения о месте работы родителей, посмотрит, не выплачивалось ли пособие на новорожденного. Если фонду не хватает данных, он запросит их у работодателя, который должен ответить в течение 2 рабочих дней.
Как выплатят пособие, зависит от трудоустройства родителей:
- если оба родителя работают в штате компаний, пособие назначат одному из них, обычно это мама;
- если работает в штате только один родитель, пособие выплатят ему;
- если родители не работают по трудовым договорам, пособие выплатят через органы соцобеспечения.
Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.
В этой ситуации порядок выплаты пособия отличается:
- сотрудница пишет заявление об отпуске по уходу за малышом и назначении пособия;
- работодатель сообщает фонду об этом заявлении в течение 3 рабочих дней после его получения: отправляет форму «Сведения для назначения пособия» — это делается один раз;
- фонд назначает пособие и затем выплачивает в течение всего срока, перечисляя на карту МИР.
Что изменилось в порядке расчета больничных с 2022
Пособие по временной нетрудоспособности в 2022 году нужно рассчитывать точно так же, как и прежде
, в соответствии с законом №255-ФЗ. Работодатель считает сумму за первые три дня болезни — но с учетом изменений, которые влияют на размер пособия:
- МРОТ с начала года вырос до 13 890 рублей;
- вырос и максимальный размер пособия по болезни: для его расчета берут предельные величины баз на социальное страхование за 2020 и 2021 годы — 912 000 рублей и 966 000 рублей; суммы превышения не учитываются при расчете пособия.
Как ФСС контролирует работу с электронными больничными в 2022 году
Чтобы избежать ошибок в начислении пособий, которые могут ущемить права работников или перерасходовать государственные средства, ФСС будет внимательно следить за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Это будет делаться через перекрестные запросы сведений в Пенсионном фонде, ФНС и других госорганах.
За искажения данных работодатель может получить штрафы (ст. 15.2 255-ФЗ):
- отказ в передаче документов — 200 рублей за каждый документ;
- передача неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1 000 и не больше 5 000 рублей;
- передача сведений с опозданием — 5 000 рублей.
Если из-за неверных данных фонд назначит излишние суммы пособия сотруднику, работодателя заставят возместить их фонду.
До июля 2022 действует переходный период на новую систему и штрафы пока не назначаются.
Работайте с электронными больничными в веб-сервисе Контур. Бухгалтерия
. А еще ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет. Большинство функций системы автоматизированы, есть подсказки и напоминания. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.
Ответы специалистов ФСС на самые частые вопросы об электронных листках нетрудоспособности можно найти на сайте фонда в специальном разделе по ЭЛН
(см. также информацию ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН)»). Приведем самые интересные пояснения.
Распечатывать ли электронный больничный?
Нет, не нужно. Э ЛН — это документ, имеющий юрсилу, который хранится в ЕИИС «Соцстрах» и выведения на бумажный носитель для того, чтобы хранить его с бумажными документами, не требует.
Как работнику сдать ЭЛН в бухгалтерию или кадры?
Работник должен сообщить вам номер больничного. Сделать это он может любым удобным способом: по телефону, интернету или представив полученный в поликлинике талон с номером. Однако имейте в виду, что талон — это еще не основание для назначения пособия. Вы должны найти больничный в ЕИИС «Соцстрах» и там уже с ним работать.
Где найти номер ЭЛН, если работник его потерял?
Будет ли полный отказ от бумажных больничных в пользу электронных?
В ближайших планах этого нет. Электронные и бумажные больничные равнозначны, и пока в ходу будут оба варианта. Но у ЭЛН есть много преимуществ: их нельзя подделать, испортить, потерять, а еще в них практически исключены ошибки, наличие которых в бумажных больничных влечет отказы в возмещении пособий и споры с соцстрахом. Поэтому ФСС настоятельно рекомендует выбирать именно электронную форму.
Больше об электронных больничных вы узнаете из наших материалов:
Как рассчитать больничный лист, читайте здесь
.
